Загрузка данных из Excel

В программный продукт «ДАЛИОН: ТРЕНД» включен механизм загрузки данных из файлов Excel, который призван:

  1. упростить начальный этап работы с ДАЛИОН: ТРЕНД;
  2. ускорить ввод большого объема данных в процессе работы;
  3. облегчить переход с УТ 10 на ДАЛИОН: ТРЕНД.

Обработка позволяет загружать в систему информацию о номенклатуре (с учетом свойств, характеристик и штрих-кодов), контрагентах (с учетом договоров, лицензий на алкоголь и банковских счетов), данные о приходах и переоценке товаров, цены номенклатуры поставщиков, а также начальные остатки (собственные товары и товары на комиссии, взаиморасчеты).

Работать с механизмом загрузки данных из файлов Excel могут только пользователи, имеющие в профиле доступа роль «Работа с загрузкой данных из Excel».

ВАЖНО

При заполнении файла Excel для загрузки номенклатуры необходимо придерживаться строгой иерархии для того, чтобы данные о товарах загрузились корректно. Например, если товар будет указан ранее группы номенклатуры, к которой он относится, товар будет загружен в ДАЛИОН вне этой группы.

Прежде чем загружать информацию о новых товарах, следует предварительно создать для них категории товаров. 

Также при необходимости создаются свойства номенклатуры, свойства характеристик и единицы измерения. Эти реквизиты будут подсвечены оранжевым цветом в настройке загрузки; они обязательны для заполнения и не могут быть удалены или изменены при загрузке данных из Excel.

Перед загрузкой контрагентов в базу ТРЕНД необходимо добавить информацию о собственной организации.

Обработка может быть вызвана как из панели действий подсистемы «Интеграция», так и из документов «Приходная накладная», «Ввод начальных остатков» и «Акт переоценки» по команде Загрузить из Excel.

В окне обработки определяем вид загружаемого объекта:

В поле «Пользовательские настройки» есть возможность указать пользовательские настройки загрузки данных из Excel. Подробно о создании пользовательских настроек написано ниже в данном разделе.

На закладке «Данные» заполняем следующую информацию:

  • путь к файлу, из которого необходимо загрузить информацию в систему;
  • номера строк для загрузки определенных данных из файла;
  • номер строки заголовка таблицы. Данный параметр будет определять имя колонки файла (реквизита) на закладке «Настройки». Например, если поставить цифру 1, то наименованием реквизита будет считаться название колонок таблицы, указанное в первой строке файла: «Номенклатура», «Артикул», «Наименование», если цифру 0, то - номера строк: «1», «2», «3»;
  • с какого листа файла будет считана информация:

На закладке «Настройки» определяются настройки загрузки данных из Excel.

Для контроля дублей при загрузке справочников следует указать в Поле поиска реквизит для поиска в ДАЛИОН аналогов загружаемых данных:

  • в справочнике «Номенклатура» поиск можно задать по реквизитам:

  • реквизиты для поиска дублей в справочнике «Контрагенты»:

В поле «Найденные объекты» определяется действие, которое будет произведено над найденными в системе дублями:

  • Не изменять – аналогичный объект не будет изменен;
  • Дополнять – дублирующий объект будет дополнен отсутствующими данными;
  • Обновлять – аналог будет заменен загружаемым объектом.

В табличной части закладки «Настройки» задаются настройки загрузки данных из Excel. По кнопке есть возможность изменить список реквизитов для загрузки, добавив любые из предустановленных.

Выбор некоторых реквизитов обуславливает обязательное добавление других, связанных с ними, реквизитов. Например,

  • загрузка номенклатуры вида алкоголь:
    Алкоголь Вид алкогольной продукции Объем алкоголя в литрах + Производитель алкоголя;
  • загрузка номенклатуры поставщиков:
    Поставщик + Наименование товара поставщика/Код(артикул)поставщика (в карточке номенклатуры поставщика должно быть указано соответствие номенклатуре с указанием Упаковки/Единицы измерения);
  • загрузка договоров с контрагентами:
    Вид договора Валюта договора Организация договора;
  • загрузка банковских счетов контрагентов:
    Номер банковского счета Валюта банковского счета БИК банка;
  • загрузка лицензий контрагентов на продажу алкоголя:
    Номер лицензии на алкоголь Дата выдачи лицензии на алкоголь Серия лицензии на алкоголь;
  • загрузка номера ГТД:
    Номер ГТД + Страна происхождения.

В колонке «Чем заполнять» определяем откуда будет заполнен реквизит: из файла Excel (Из файла), предопределенное значение из ДАЛИОН (Вычисляемое значение) или указываем существующее в базе значение вручную (Указанное значение).

При выборе значения «Из файла» обязательно указывается колонка файла, из которой будет браться значение загружаемого в систему реквизита. Также следует определить действия на случай:

  • когда в файле Excel нет значения для загружаемого реквизита: Оставлять пустым или Выдавать ошибку. Для некоторых реквизитов всегда будет выдаваться ошибка;
  • когда реквизит отсутствует в ДАЛИОН: Создавать объект или Выдавать ошибку. Для некоторых реквизитов всегда будет выдаваться ошибка.

При выборе значения «Вычисляемое» автоматически будет проставлено предопределенное в системе значение.

При выборе значения «Указанное» можно вручную указать нужное значение из базы ДАЛИОН.

Примечание

Если загружаемое значение параметра «Производитель» - страна, то следует в колонке «Когда поиск неудачен» указать Выдавать ошибку, так как справочник «Страны мира» предпочтительно заполнять из классификатора.

Набор настроек можно сохранить по кнопке . Настройки будут сохранены в справочнике «Пользовательские настройки загрузки из Excel» подсистемы «Интеграция».

В дальнейшем при загрузке аналогичных данных (например, накладные конкретного поставщика) можно пользоваться сохраненным набором настроек.

Также в системе предусмотрена возможность выгрузить в файл пользовательские настройки загрузки данных из Excel по кнопке Все действия/Сохранить настройку в файл, расположенной в правом верхнем углу табличной части на закладке «Настройки». Загрузить настройки из файла можно по команде Все действия/Прочитать настройку из файла.

По команде можно сохранить шаблон с определенными пользователем реквизитами для удобства дальнейшей загрузки данных.

Команда в верхней части окна обработки позволяет проверить правильность заполнения файла для загрузки в систему.

При наличии пустых ячеек в таблице и при условии, что пользователем на закладке «Настройки» определено действие о выдаче ошибки, в случае отсутствия информация о данном реквизите, системой будет выдано уведомление об ошибке в правой части экрана, а пустые ячейки будут помечены красным флажком.

Для удобства перехода между пустыми ячейками и добавления отсутствующей информации можно использовать кнопки , расположенные над таблицей.

Данные из файлов Excel загружается в систему по кнопке «Загрузить данные». Информация об измененных и созданных в ДАЛИОН объектах доступна по гиперссылке «Изменено объектов», расположенной на закладке «Данные».

Рядом с гиперссылкой можно увидеть количество пропущенных, из-за отсутствия в них информации, строк -

Загрузка документов из Excel.

Как уже говорилось выше, функционал программного продукта «ДАЛИОН: ТРЕНД» позволяет загружать из файлов Excel информацию в документы: «Приходная накладная», «Установка цен номенклатуры поставщика», «Ввод начальных остатков» и «Акт переоценки».

В отличии от загрузки данных в справочники, загрузка информации в документы предполагает наличие в системе данных документов. Для удобства, обработка загрузки данных из Excel может быть вызвана напрямую из этих документов по кнопке .

Если документ уже был проведен, то перед вызовом обработки следует снять с него запрет редактирования по команде Все действия/Разрешить редактирование документа или Shift+F12 и распровести по команде Все действия/Отмена проведения.

Указать документ для загрузки данных можно также и в обработке в поле «Загружаемый объект». Документ, отмеченный как место для загрузки информации из файла Excel, должен быть не проведен.

Обработки для выгрузки данных из УТ 10

Для удобства перехода с программного продукта УТ 10 на ДАЛИОН: ТРЕНД из обработки «Загрузка данных из Excel» сохраняем внешнюю обработку для выгрузки данных по команде Сохранить внешнюю обработку.

Далее, в конфигурации УТ 10 открываем файл внешней обработки и выбираем данные для выгрузки.

Через обработку может быть выгружена информация из справочников «Номенклатура» и «Контрагенты». Также переносятся:

  • остатки по взаиморасчетам;
  • остатки товаров (собственных и комиссионных);
  • цены номенклатуры.

По кнопке «Выгрузить» будем сформирован файл Excel, содержащий выбранные данные.

Перед переносом данных в информационной базе ДАЛИОН: ТРЕНД следует заполнить справочники: «Категории товаров», «Валюты», «Единицы измерения», «Склады».

Параметры элементов справочников, по которым будет происходить синхронизация информации при переносе данных, необходимо заполнить аналогично информационной базе, из которой осуществляется перенос информации:

  • «Категории товаров» - параметр «Наименование»;
  • «Валюты» - параметр «Наименование» или «Код»;
  • «Единицы измерения» - параметр «Наименование» или «Код»;
  • «Склады» - параметр «Наименование» или «Код».

Далее, открываем обработку «Загрузка данных из Excel» и выбираем выгруженный из УТ 10 файл. Работа с обработкой описана выше в данном разделе.

Особенности переноса данных и ограничения при переносе:

  • УТ 10:
  • В УТ 10 учет себестоимости не ведется в разрезе организаций, поэтому при переносе данных в ДАЛИОН стоимость распределяется по количеству;
  • Не выгружаются номера ГТД.