Механизм задач

Механизм задач служит для создания пользователями и для пользователей задач (поручений), напоминаний о них и контроля выполнения.

Задача может быть создана любому должностному лицу, имеющемуся в справочнике «Пользователи», в том числе можно создать задачу и самому себе. Возможно создание задач для группы пользователей-исполнителей, исполнение которой может взять на себя любой пользователь, входящий в группу.

При загрузке ОКС регламентным заданием возможно автоматическое создание задач для контроля загрузки продаж с касс. Для этого нужно создать задачу на ответственного, указанного в карточке кассы.

Для работы с механизмом задач следует проставить флаг Использовать бизнес-процессы и задачи в настройках параметров учета на закладке «Задачи»:

Проставленный флаг Использовать дату и время в сроках задач позволяет указывать не только дату, но и точное время начала и окончания выполнения, и контроля задачи.

Работа с задачами

Создание новых задач, подтверждение имеющихся (назначенных текущему пользователю), а также отслеживание состояния задач происходит в подсистеме «Рабочий стол», которая открывается автоматически при старте «ДАЛИОН: ТРЕНД».

Примечание

Пользователь системы может создавать новые задачи, выполнять поставленные ему задачи, а также контролировать выполнение других задач, в которых он назначен контролером.
Пользователи, имеющие в профиле доступа роль «Изменение задач», могут просматривать и изменять реквизиты задач (сроки выполнения, исполнителей и контролеров) любых пользователей.

Различные состояния задач обозначаются пиктограммами-иконками, значения которых расшифровываются по кнопке «Легенда» панели инструментов рабочего стола:

Создание задачи

Задача создается по соответствующей кнопке в верхней панели списка «Задачи к исполнению».

При создании задачи пользователь-автор вводит тему задачи, назначает исполнителя (самого себя или другого пользователя), срок начала и выполнения (также может указываться точное время), при необходимости выбирается контролер и срок контроляважность (высокая, обычная, низкая), описывается подробное содержание задачи. По команде «Перейти - Присоединенные файлы» можно к задаче прикрепить текстовый или графический файл. 

Для некоторых документов и справочников возможно создание задачи по их рассмотрению прямо из панели действий (см. «Создание задач по документу» в разделе «Возможности, доступные при работе с документами»).

После создания новая задача появляется у исполнителя в списке «Задачи к исполнению».

Задачи к исполнению

В табличной части списка выводятся задачи, назначенные текущему пользователю другими пользователями, а также те, которые пользователь назначил самому себе.

Исполнитель может открыть задачу для просмотра, после чего выполнить ее, отменить либо закрыть невыполненной.

Задачи, срок выполнения которых прошел, выделяются в списке красным цветом. Возможна группировка задач по одному из признаков:

Статусы задачи

Работа с задачей заключается в изменении ее статуса исполнителем (а в некоторых случаях также автором и/или контролером) по мере выполнения инструкций, указанных в ней, либо других связанных с задачей действий.

Задача может быть:

  • Выполнена — выполнить задачу, используя одноименную кнопку, может только адресат-исполнитель. После выполнения задача исчезает из списка «Задачи к исполнению», но отображается в полном списке «Все задачи».

Если в задаче был указан контролер, после выполнения она может быть им проверена или возвращена:

  • Проверена — контролер присваивает данный статус выполненной задаче, подтверждая тем самым ее удовлетворительное выполнение.
  • Возвращена — контролер может вернуть задачу на повторное выполнение с обязательным комментарием о причинах возврата и/или рекомендациями по правильному выполнению.

Возвращенная задача приобретает статус невыполненной и заново отображается в списке «Задачи к исполнению» у исполнителя.

  • Отменена — отменить задачу может ее исполнитель, сопроводив обязательным описанием причин отмены. Выполненную задачу отменить нельзя.

Все статусы, которые приобретала задача от создания до текущего момента, а также комментарии к задаче отображаются в поле История выполнения:

Все задачи

По экранной кнопке «Все задачи» вызывается полный список имеющихся в системе задач с возможностью отбора по авторуисполнителюконтролеру и статусу (невыполненныевыполненныеотмененные либо все задачи):

Сводный список показывает общую картину работы пользователей с задачами в течение периода, установленного по кнопке:  .

Задачи на контроль

В поле «Задачи на контроль» отображаются задачи, в которых текущий пользователь назначен контролером.

Задачи, срок контроля которых прошел, выделяются в списках красным цветом.

Группировка задач на контроль осуществляется по признакам:

На скриншоте выше отображена группировка по состоянию задач.

Назначение задачи группе исполнителей

Одна и та же задача может быть адресована не одному конкретному пользователю, а группе пользователей — с тем, чтобы ее принял к исполнению один из членов группы.

Например, если необходимо дать задание кому-то из операторов (любому), задача адресуется группе исполнителей «Операторы», и все операторы, вошедшие в систему, увидят ее в своем списке «Задачи к исполнению».

Для адресации задач группам пользователей эти группы создаются в справочнике «Группы исполнителей задач» (вызывается из панели навигации подсистемы «Администрирование») либо автоматически при назначении какому-либо пользователю профиля доступа, либо вручную пользователем.

Пока в созданной группе не добавлены исполнители, она выделяется красным цветом.

Создание таких групп вручную доступно только пользователям с включенной в профиле доступа ролью «Добавление и изменение групп исполнителей задач»:

При создании вручную группе следует присвоить наименование, отражающее состав группы, а также определить вид адресации задач исполнителям:

  • Без объектов адресации – исполнители входят в группу по списку без дополнительных ограничений.

Задачу, адресованную группе, получат все члены группы, указанные в списке Исполнители задач (в панели навигации группы):

  • Используется с объектами адресации – исполнители в группе распределены по группам с указанным объектом адресации (в данном примере это торговый объект).

При назначении задачи такой группе указывается не только сама группа, но и объект адресации, ограничивающий группу.

В данном примере задача будет назначена не всем сотрудникам, а только сотрудникам торгового объекта «Магазин Ленобласть».

После создания задачи группе исполнителей ее увидят в списке «Задачи к исполнению» все члены группы (полностью или по указанному ограничению). До тех пор, пока задача не принята к исполнению, в списке она отображается жирным шрифтом.

Принять задачу к исполнению может любой из адресатов нажатием соответствующей экранной кнопки:

Адресат прописывается в поле «Исполнитель», а данная задача отображается только в его списке «Задачи к исполнению», и дальнейшая работа с ней осуществляется по стандартному сценарию.

Для остальных членов группы принятая к исполнению задача доступна только для просмотра в списке «Все задачи».