Подотчетное лицо. Самоучитель.

Выдача денег подотчетнику осуществляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер» с видом «Операции выдача денег подотчетнику».

Раздел Финансы - РКО. 

Для планирования выдачи денег в подотчет создается документ «Заявка на выдачу денег в подотчет» (раздел «Финансы»). В документе указываются «Подотчетное лицо», дата выдачи. Заявки попадают в «Платежный календарь» и позволяют запланировать наличие денежных средств на дату выдачи.

Заявка может быть отменена путем установки флага «Заявка отменена».

РКО может создаваться на основании заявки или из раздела «Финансы» с нуля.

В документе выбирается сотрудник, указывается сумма (может отличаться от суммы заявки).

Когда подотчетник хочет отчитаться за израсходованные суммы, создается документ «Авансовый отчет» (раздел «Финансы»).

Документ может вводиться на основании РКО.

На закладке «Выданные авансы» заполняются сведения о полученных по расходным кассовым ордерам и израсходованных наличных деньгах. Если документ создается на основании проведенного расходного ордера, то эта закладка будет заполнена автоматически и необходимо только откорректировать количество израсходованных денежных средств в соответствии с фактическим. 

На закладке «Оплата поставщикам» заполняются сведения обо всех сделанных оплатах поставщикам из полученных подотчетным лицом наличных денег; указывается основание взаиморасчетов (за что осуществляется оплата). 

После проведения документа долг поставщику уменьшится на указанную на данной закладке сумму, что можно увидеть, сформировав отчет «Взаиморасчеты».

На закладке «Расходы» заполняются сведения обо всех прочих расходах подотчетных денег (например, командировочные расходы, расходы на рекламу и т.п.).

Если у подотчетника остались неизрасходованные деньги, то на основании авансового отчета вводится ПКО с видом операции «Возврат денег от подотчетника».

Упражнение 35. Выдайте деньги подотчетному лицу, оформите авансовый отчет (подотчетник оплатил поставщику товар и истратил часть денег на командировочные расходы).

Отчеты по подотчетному лицу

Раздел Финансы - Отчеты по финансам.
Отчет «Деньги в подотчете». В отчете с разбивкой по сотрудникам видно, сколько денег выдано, возвращено, сколько авансовых отчетов оформлено.

Отчет «Взаиморасчеты с сотрудниками» (с видом взаиморасчетов «Подотчет»).