Отчет кассовой смены. Самоучитель.

Раздел Розница – Отчеты кассовой смены.

Продажи товаров населению в розницу с использованием контрольно-кассовых машин (ККМ) оформляются документом «Отчет кассовой смены» (ОКС) без указания конкретного покупателя (документ оформляется на предопределенного в системе контрагента «Розничный покупатель»). 

ОКС формируется автоматически при снятии продаж с кассового ПО. При неавтоматизированном рабочем месте кассира документ может быть введен вручную.

Документ «Отчет кассовой смены» фиксирует одновременно факт отгрузки товаров и поступления денег — как наличных, так и безналичных при оплате банковскими картами. 
Если покупатель в тот же день вернул через кассу купленные товары и получил деньги, то эта информация также включается в ОКС. 

Автоматическое формирование документа «Отчет кассовой смены» происходит через обработку «Управление кассами». Если ОКС редактируется или создается вручную, в шапке документа по умолчанию проставляется флаг «Отредактирован вручную».

В шапке документа заполняются реквизиты: наименование организации, категория цен, касса и склад, с которого происходила продажа. 

На закладке «Товары» указываются товары, проданные за смену или оказанные услуги, цена продажи, размер скидки.

На закладке «Возвраты товаров» фиксируется информация о товарах, возвращенных покупателем через кассу в день покупки.

Возвращенные товары приходуются по последней закупочной цене. Если колонка «Стоимость» не заполнена, то товары приходуются по цене возврата.

На закладке «Вскрытие тары» содержится информация о количестве вскрытых пивных кег.

На закладке «Оплата» указывается вид оплаты, сумма оплаты по каждому виду, а также данные по эквайрингу (контрагент, договор контрагента, процент комиссии, сумма комиссии и статья затрат для типов оплаты «Прочее» или «Банковские карты»). 

Разделение по виду оплат позволяет также отслеживать оплату товаров за безналичный расчет. Сумма таких продаж формируется как задолженность банка-эквайера перед фирмой и видна в отчете «Взаиморасчеты». Сумма комиссии сразу списывается на статью расходов, указанную в документе. Попадает в отчет «Доходы и расходы».

На закладке «Сводные суммы» после снятия ОКС в режиме «Сводный отчет» отображаются продажи со всех касс с детализацией суммы документа по каждой кассе. 

На закладке «Дополнительно» отображены: валюта документа, политика учета НДС, ЦФО (подставляется автоматически по складу; можно изменить), в комментарии находится информация о дате создания документа и может быть вписаны любые другие сведения. 

Важно учитывать, что в данном случае на указанный ЦФО попадут расходы, связанные с оплатой за товары банковскими картами и оплатами вида «Прочее» — бонусами, сертификатами и т.п. (оплата за наличный расчет автоматически записывается на ЦФО по складу и попадает на предопределенную статью «Выручка от продаж», этот ЦФО в ОКС не отображается).

При проведении документа «Отчет кассовой смены» происходит контроль остатков на складе. В зависимости от настроек системы, в случае нехватки товара, возможно формирования автопревышений (проведение документа «в минус» по количеству) или запрет проведения документа, до устранения причин излишков. 

Что надо знать про превышения: 

1. Превышения — это фактическая продажа на кассе большего количества товара, чем числится на остатках склада в программе. 
2. Режим разрешения превышений в системе может быть установлен в настройках параметров учета (подсистема «Администрирование») в любой момент времени работы с системой. 
3. Режим превышений работает только с документом «Отчет кассовой смены». 
4. Информацию по превышениям можно получить непосредственно из документа, его сформировавшего, в виде печатной формы «Превышения номенклатуры» или из отчета «Отчет по превышениям». 
5. Документы «Отчет кассовой смены», по которым сформированы превышения, в журнале документов отображаются с заполненной колонкой «Сумма превышения». 
6. Наличие превышений в системе — это явный признак допущенных ответственными лицами ошибок. 
7. Данные о превышениях пересчитываются документом «Расчет финансового результата».

Упражнение 24. Создайте документ «Отчет кассовой смены». В документе укажите, что товар был частично оплачен банковской картой.