Взаиморасчеты с подотчетными лицами. Документ «Авансовый отчет»
Сотрудникам торгового предприятия для выполнения некоторых служебных обязанностей (оплата поставщикам, командировки, покупка мебели/канцелярии и т.п.) могут выдаваться наличные деньги с последующим отчетом о том, как они были истрачены.
Сотрудник получает наличные деньги по документу «Расходный кассовый ордер», оформляемый с видом операции (экранная кнопка «Операции») «Выдача денег под отчет».
Документ «Авансовый отчет»
Документ «Авансовый отчет» является отчетом сотрудника об использовании выданных наличных денежных средств или собственных, которые фирма обязана ему возместить.
Новый документ создается в журнале «Авансовые отчеты» (пункт меню «Документы/Финансовые») путем заполнения экранной формы «Авансового отчета», которая появляется по нажатию кнопки «Добавить (Ins)». Этот документ также можно создать из документа «Расходный кассовый ордер» («Действия/На основании»), если сотрудник отчитывается о сумме, выданной ему ранее.
В шапке документа указываем сотрудника, после чего в подвале документа появляется сумма его задолженности перед фирмой (в том случае, если сотрудник отчитывается о выданных ему денежных средствах).
Закладка «Выданные авансы»
Заполняется только в том случае, если сотрудник отчитывается о выданных ему денежных средствах.
На этой закладке вручную, путем добавления новой строки, указываем РКО, которым была зафиксирована в системе выдача денег сотруднику, и в колонке «Израсходовано» указываем какая сумма была потрачена сотрудником.
Если документ создается на основании проведенного расходного ордера, то эта закладка будет заполнена автоматически и необходимо только откорректировать количество израсходованных денежных средств в соответствии с фактическим.
Закладка «Оплата поставщикам»
На закладке заполняются сведения обо всех сделанных оплатах поставщикам из полученных подотчетным лицом/собственных наличных денег. Впоследствии, после проведения документа, долг поставщику (в этом примере ООО «Сопутствующие товары») уменьшится на указанную на данной закладке сумму, что можно увидеть, сформировав отчет «Взаиморасчеты».
Закладка «Прочие расходы»
На закладке заполняются сведения обо всех прочих расходах подотчетных/собственных денег (например, командировочные расходы, расходы на рекламу и т.п.).
Если подотчетные деньги израсходованы не полностью и дальнейший их расход не планируется, то они должны быть возвращены фирме с оформлением приходного кассового ордера с видом операции «Возврат денег подотчетником». Такой приходный кассовый ордер удобно оформить из авансового отчета по кнопке «Действия/На основании».
Если документом «Авансовый отчет» оформляется трата сотрудником собственных денежных средств, которые фирма обязана ему вернуть, то на основании авансового отчета можно создать документ «Расходных кассовый ордер».