Ввод информации о новом контрагенте
Информация о новом контрагенте заполняется по кнопке Добавить (Ins) через диалоговую форму (карточка контрагента), которая состоит из общей части и пяти закладок. В общей части карточки контрагента заполняется:
Наименование – краткое наименование контрагента, понятное пользователям. Как правило, это наименование контрагента вводится без указания организационно-правовой формы и прочей дополнительной информации. Этот реквизит будет использоваться при быстром поиске нужного контрагента в справочнике.
Код. Код контрагента заполняется автоматически. Программа проверяет уникальность кода контрагента. При необходимости его можно редактировать.
Полное наименование – официальное наименование контрагента, используемое при оформлении документов.
Вид контрагента – параметр, влияющий на состав реквизитов карточки контрагента. При вводе нового контрагента в справочник первоначально заполняется закладка «Основные» с реквизитами для ввода основных сведений о контрагенте. Набор реквизитов зависит от того, к какой категории относится данный контрагент:
- «Частное лицо»;
- «Организация»;
- «ККМ»
- «Сотрудник».
Под контрагентом Организация понимаются любые предприятия, организации и учреждения, с которыми фирма вступает в различного рода отношения.
Под контрагентом Частное лицо понимаются любые физические лица, в том числе предприниматели без образования юридического лица (ПБОЮЛ), с которыми фирма вступает в различного рода гражданско-правовые отношения. Физические лица могут, например, выступать в качестве поставщиков или покупателей товаров, услуг.
Под контрагентом Сотрудник понимаются физические лица, с которыми организация устанавливает трудовые отношения. Для данной категории контрагентов рекомендуется заранее создать в справочнике группу «Сотрудники».
Под контрагентом ККМ понимается контрольно-кассовая машина, используемая фирмой в торговом зале, которая является источником поступления наличных денежных средств в кассу фирмы.
Флаг «Плательщик НДС» - означает, что контрагент является плательщиком НДС,
Флаг «Сумма включает НДС (по умолчанию)» - означает, что по умолчанию сумма НДС включается в сумму, указанную во всех приходных и расходных документах. (Но может быть впоследствии в этих документах изменена путем внесения изменений по кнопке «Цена и валюта».)
На закладках заполняется следующая информация:
Закладка содержит основные реквизиты контрагента.
ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика контрагента.
КПП. Код постановки на учет в налоговые органы.
ОКПО. Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
Почтовый адрес. Почтовый адрес контрагента.
Юридический адрес. Юридический адрес контрагента.
Контактные телефоны. Телефоны по юридическому адресу и фактическому местонахождению контрагента.
Для видов контрагента «Частное лицо», «Сотрудник», «ККМ» часть из перечисленных реквизитов отсутствуют.
На этой закладке располагается информация о контактных лицах контрагента, количество не ограничено и все контакты вносятся и хранятся в таблице.
Новая контактная информация заводиться по кнопке Добавить (Ins), в строке указывается:
- фамилия, имя, отчество контактного лица,
- телефон, по которому можно с ним связаться,
- адрес контактного лица (адрес офиса, магазина, склада),
- комментарий - любая дополнительная информация, которой следует сопроводить данное контактное лицо (например, должность).
На закладке «Договоры» отражены все договоры, действующие и закрытые, оформленные и используемые когда-либо с контрагентом.
Для каждого контрагента может быть оформлено сколько угодно договоров, в разрезе которых проводятся все документы с контрагентом. Если закладка «Договоры» осталась не записанной, то при записи карточки контрагента Основной договор добавляется автоматически и используется во всех документах по умолчанию.
Договор контрагента
Для добавления нового договора контрагента необходимо по кнопке «Добавить (Ins)», открыть карточку договора и заполнить ее реквизиты на закладках «Основные» и «Дополнительные». В общей части карточки договора заполняется:
Наименование – наименование договора, которое будет использоваться в работе с документами.
Вид договора – выбирается из списка, содержащего три вида: «С поставщиком», «С покупателем», «С комитентом».
Номер – номер договора.
Дата – дата оформления договора.
Фирма – та фирма (юр. лицо), с которой заключен договор.
Валюта – валюта, в которой ведутся взаиморасчеты с контрагентом по данному договору, она же является валютой документов по договору.
Закладка «Основные»:
Категория цен, которая по умолчанию будет подставляться в документ при выборе договора.
Макс. срок задолженности – указывается максимальное количество дней после поставки товара или оказания услуги, в течение которых необходимо произвести оплату.
Примечание - дополнительная информация, которая фигурирует в договоре и которая может быть полезна при работе с контрагентом по договору.
Закладка «Дополнительно»:
Указываются сроки действия договора, а именно Дата начала и Дата окончания.
А также статус договора: действующий, приостановлен, закрыт (в случае если договор закрыт, есть возможность указания даты расторжения договора).
Один из договоров, указанных в карточке контрагента, должен быть выбран в качестве основного (для этого надо установить на него курсор и нажать экранную кнопку «Основной»), и использоваться для подстановки в документы по умолчанию.
Контрагент может иметь несколько расчетных счетов для осуществления безналичных денежных расчетов. Один из счетов может быть выбран в качестве основного (для этого надо установить на него курсор и нажать экранную кнопку «Основной»), и использоваться для подстановки в документы по умолчанию.
На закладке располагаются список расчетных счетов контрагента.
Кнопка «Добавить (Ins)» открывает карточку банковского счета для ввода информации о новом счете контрагента, которая заполняется аналогично карточке банковского счета фирмы (см. справочник «Банковские счета»).