Файлы. Карточка файла. Шаблоны файлов

Существует возможность хранить в программе файлы без привязки к объектам системы. Для этих целей в ДАЛИОН: ТРЕНД используется справочник «Файлы», который доступен из панели навигации рабочего стола.

Файлы в справочник можно добавить:

• С диска – добавляется уже имеющийся на компьютере файл,
• По шаблону – создается файл на основе выбранного шаблона (подробнее о шаблонах см. далее).

Файлы можно группировать в папки. 

В карточке Папки указываются:

• Наименование.
• В папке - родительская папка для вложения, указывается при необходимости.
• Описание.
• Ответственный.
• Дата создания - проставляется автоматически.
• Рабочий каталог - при необходимости указывается путь к папке на компьютере, в которой будут хранить файлы этой папки.

Карточка файла

Карточка файла создается автоматически при добавлении файла, при этом программа по умолчанию заполняет все поля, кроме поля «Описание».

Карточка содержит сведения о файле и его текущей версии. По кнопке  в списке файлов открывается карточка файла.

Над файлами можно выполнить следующие действия:

• Просмотреть – открыть файл внешним приложением для просмотра или редактирования, в зависимости от того, помечен или нет файл как занятый для редактирования;
• Редактировать – открыть файл в режиме редактирования, при этом производится захват файла в программе. Захваченный файл будет недоступен для редактирования другим пользователям программы;
• Закончить редактирование – освободить файл, сохранить его в программе и снять пометку занятости для редактирования. Если включен флажок «Хранить версии», то программа предложит сохранить очередную версию файла;
• Сохранить изменения – сохранить версию редактируемого файла в программе, но оставить его занятым для редактирования;
• Сохранить как – сохранить файл в указанный каталог на жестком или сетевом диске;
• Если включить флажок «Хранить версии», то после завершения редактирования файла будет сохраняться очередная его версия.

Остальные команды для работы с файлами размещены в меню «Все действия»:

• Занять – пометить файл в программе как занятый для редактирования, не открывая внешнее приложение. Приступить непосредственно к редактированию можно позже;
• Отменить редактирование – снять с файла пометку занятости для редактирования;
• Обновить из файла на диске – заново загрузить файл из оригинального файла на диске (из которого изначально был создан файл в программе);
• Сохранить как – записать версию файла на компьютер;
• Открыть каталог файла в Проводнике Windows.

В панели навигации карточки файла по ссылке «Версии файла» доступна история изменений версий файла.

В списке с помощью соответствующих кнопок можно:

• Просмотреть – открыть версию файла соответствующим приложением для просмотра (также можно это сделать двойным щелчком мыши);
• Открыть карточку – просмотреть данные о версии файла;
• Сделать активной – установить выбранную версию файла текущей. Кнопка доступна только для незанятых файлов;
• Показать отличия – сравнить две любые версии файла, предварительно выделив их. Сравнение версий поддерживается для файлов формата HTML, TXT, RTF, DOC, DOCX, ODT.

Шаблоны файлов

В справочнике «Файлы» предусмотрена предопределенная папка «Шаблоны файлов». В папке можно хранить файлы, которые будут использоваться как шаблоны при создании новых файлов. Например, в папку можно поместить файл-заготовку с текстом договора и в дальнейшем использовать его при создании договоров с конкретными контрагентами.

Создание файла по шаблону

По команде «Добавить/По шаблону» откроется окно «Выбор файла», в котором необходимо выбрать шаблон для создаваемого файла из ранее загруженных шаблонов. По кнопке «Выбрать» система создаст и откроет для заполнения карточку файла.