1. Справочник «Организации»

НСИ – Организация – Организации.

В справочнике хранятся все юридические лица, физические лица и ИП, от имени которых мы ведем учет. При создании организации необходимо заполнить следующие поля:

• «наименование» - не выводится на печать,
• «полное наименование» - подставляется в печатные формы,
• «префикс» - 1-2 символа (не цифры). Префикс подставляется перед номером документа, на печать не выводится; используется для раздельной нумерации документов, созданных от имени разных организаций; также в общем списке документов по префиксу можно определить, от имени какой организации создан документ.

На закладке «Основная» указываются реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН, коды по ОКАТО, ОКПО и ОКТМО) для печатной формы, а также «Руководитель», «Главный бухгалтер» для расшифровки подписи в печатных формах.

Если компания занимается продажей алкогольной продукции, то в поле «Лицензия на алкоголь» проставляется актуальная лицензия фирмы на реализацию алкоголя.

На закладке «Адреса, телефоны» указывается контактная информация организации (в том числе и для печатной формы).

После введения основной информации про организацию, ее необходимо сохранить. К дальнейшей настройке организации можно перейти через панель навигации карточки организации.

Банковские счета организации – вводится информация обо всех банковских счетах организации. Указывается БИК банка, в котором открыт счет, программа автоматически находит банк в классификаторе банков и подставляет остальные реквизиты. Если используется Банк-Клиент, то необходимо установить соответствующий флаг. После этого на появившейся закладке «Настройка обмена с банком» выбираем программу и указываем пути загрузки/выгрузки платежных документов.

Кассы – вводится информация обо всех кассах организации.

При создании кассы пользователь указывает организацию, к которой относится данная касса, валюту, в которой будут вестись расчеты, и ЦФО.

Также пользователь определяет:

• ответственного за кассу сотрудника организации, который будет являться получателем задачи контроля регламентной загрузки продаж с кассы;
• кассира – сотрудника для подстановки в печатные формы кассовых документов (ПКО, РКО, Перемещение наличных денежных средств) и Кассовую книгу.

В карточке кассы можно настроить ограничение доступа пользователей к кассам, кассовым документам (РКО, ПКО и Перемещение денег) и Кассовой книге в разрезе торговых объектов. Для этого указываем Торговый объект. Аналогичный торговый объект должен быть указан и в профиле доступа пользователя.

Учетная политика

Для каждой организации необходимо указать учитывается НДС или нет, включает ли цена НДС. Настройку также можно детализировать по складам.

2. Эквайринг

Розница – Эквайринг – Виды оплаты.

Если при оплате товара возможна оплата не только наличными, но и с помощью банковской карты, то необходимо заполнить справочник «Виды оплаты».

При создании нового вида оплаты указывается его название, код вида оплаты ККМ (должен совпадать с кодом кассы ККМ).

Контрагент – это банк, с которым заключен договор эквайринга.

Статья расходов – при проведении ОКС сумма комиссии банка будет относиться на указанную статью.

Процент комиссии – процент, удерживаемый банком за проведение операций эквайринга. При оформлении документа ОКС автоматически считается сумма комиссии. В дальнейшем в отчетах (например, «Доходы и расходы»). Можно будет проанализировать комиссию банка за период.

Упражнение 4. Создайте организацию, банковский счет, кассу, настройте учетную политику и эквайринг.

3. Справочник «Торговые объекты»

НСИ – Организация – Торговые объекты.

Справочник предназначен для ввода информации о розничных торговых точках, принадлежащих торговому предприятию. Они могут характеризоваться территориальной обособленностью, наличием собственных складов, ведением учета в отдельной информационной базе (входящей в сеть) со своими особенностями постановки учета. Данный справочник наиболее актуален при автоматизации сетевых розничных предприятий.

При добавлении нового элемента справочника указывается его наименование, КПП, ЦФО, на который будут записываться доходы и расходы торгового объекта (в дальнейшем в отчетах можно будет сравнить доходы и расходы по разным ЦФО), закупочная категория цен, по которой товары будут приходоваться на склады этого ТО, а также контактная информация: адрес, телефон и e-mail.

Для несетевых предприятий в справочнике создается хотя бы один элемент.

Нормы естественной убыли указываются для продуктовой розницы.

4. Справочник «Склады»

НСИ – Организация – Склады.

Складами являются все помещения, связанные как с хранением, так и с продажей товаров. Для каждого склада указывается наименование, тип учета на складе (по себестоимости, по цене реализации – в этом случае выбирается категория цены, см. п. 6 «Ценообразование»), торговый объект, к которому относится данный склад, а также контактная информация.

Если выбран тип учета по цене реализации, можно активировать контроль учетных цен. Проставленный флаг Контроль наличия учетной цены на товар позволит контролировать заполнение учетных цен при оприходовании товара на склад. Проведение приходной накладной, в которой есть товары с нулевой ценой, станет невозможным. Тем самым можно избежать наличия таких товаров в системе.

Кроме того, станет необходимым производить переоценку нового товара перед его оприходованием (приходная накладная с товаром, на который не назначена цена склада, не проведется). В таком режиме либо цена на новый товар назначается заранее ответственным сотрудником, либо оператор вводит приходную накладную без проведения, а ответственный сотрудник проводит ее после контроля цен поставщика и переоценки привезенного товара.

5. Справочник «Сотрудники»

НСИ – Организация – Сотрудники.

В справочнике хранится информация о сотрудниках предприятия.

Используется, например, при начислении заработной платы и в отчетах по взаиморасчетам с сотрудниками.

В карточке сотрудника вводится ФИО, дата рождения, пол, паспортные данные, должность, адрес, телефон.

В том случае, если активна константа «Выгружать кассиров и консультантов в кассу», появляется блок «Данные для выгрузки в кассы», который необходимо заполнить, если сотрудник является кассиром/консультантом.

Если заработная плата начисляется сотрудникам на карты, то необходимо добавить реквизиты для перечисления в справочник «Банковские счета сотрудников», который может быть вызван из панели навигации карточки сотрудника.

Кроме того, через панель навигации можно внести информацию о документах (паспорт, военный билет, водительское удостоверение и т.д.) и банковских счетах сотрудника. 

Упражнение 5. Заполните справочники «Торговые объекты», «Склады» и «Сотрудники».