Входящие документы ЭДО
К получению доступны все регламентированные документы, кроме Акта расхождения (аналог ТОРГ-2).
Входящие электронные документы отображаются на закладке «Документы» обработки «Документы ЭДО» и отмечаются пометкой в виде синей стрелки.
Порядок работы с входящим УПД
Новому поступившему документу присваивается статус Требует утверждения.
Далее следует сверить количество товаров по документу с фактически полученным товаром и при необходимости произвести сопоставление с данными в информационной базе.
Для входящего документа по кнопке «Печать» можно сформировать печатную форму в том виде, как она выглядела бы на бумажном носителе.
Если по данным ДАЛИОН по товару, подлежащему маркировке, не переданы от поставщика КМ или ОСУ, то об этом появится соответствующее предупреждение.
Действия доступные по входящему документу:
1. Если все данные в документе верны, то документ может быть подписан по команде «ЭДО – Подписать». Предварительно в документе нужно установить Статус приемки — «Приемка выполнена». На основании подписанного электронного документа вводом на основании формируется «Приходная накладная».
2. Если в документе присутствуют расхождения, то для фиксации расхождений по маркам и количеству предназначена колонка «Количество факт». Она может быть заполнена вручную при работе с немаркированным товаром; сканером, путем считывания кодов маркировки.
Если в документе присутствуют расхождения то УПД можно отклонить документ по команде «ЭДО – Отклонить» с указанием причины, и уведомить поставщика вне каналов ЭДО (например, по электронной почте) проинформировав о расхождениях с целью последующего получения исправленного документа. Для информирования поставщика о расхождениях может быть использована печатная форма документа «Акт расхождений». Вызывается из УПД по команде «Печать – Акт расхождений после приемки».
По итогу выявленных расхождений от поставщика должен быть получен УКД или УПДи.
В исправленных документах отсутствует колонка факт и возможность сканирования марок, но его можно также подписать или отклонить.
На основании исходного документа (переход к нему из исправленного документа доступен на закладке «Дополнительно») можно ввести «Приходную накладную».
При вводе на основании УПД Приходной накладной:
- номер, дата входящего документа и склад (если у торгового объекта он единственный) проставляются автоматически,
- если у контрагента не установлен флаг "Учитывать НДС", а УПД включает НДС, то сумма в Приходную накладную переносится как "Сумма + Сумма НДС", и пересчитывается цена.
Особенности работы с УПД с маркированным товаром не по ОСУ (табак, обувь, одежда, парфюмерия)
По одноименной гиперссылке в нижней части закладки «Товары» можно Включить отображение кодов маркировки.
При получении маркированного товара рекомендуется сверить коды маркировки товара, которые прислал поставщик, с кодами, переданными в УПД. Подобная сверка в «Далион: Управление магазином» производится сканером. Сканировать можно КМ или агрегаты, переданные поставщиком.
Пересчета фактического количества в УПД при сканировании не производится, при смене статуса на «Приемка выполнена» ставится вручную. При этом, если марки были считаны все или частично, то фактическое количество сравнивается с количеством и, в случае выявления расхождений, выдается предупреждение.
- Если считанная марка есть в документе, то она добавляется в ТЧ с марками, для нее проставляется признак Считан.
- Если марка по УПД не пришла, то происходит поиск соответствующей номенклатуры ДАЛИОН по штрих-коду, затем считанная марка добавляется в нужную строку товара и выдается предупреждение о том, что марка не была найдена в документе.
- Если марка по УПД не пришла и номенклатура по штрих-коду не находится, то об этом выдается предупреждение и предлагается выбрать вручную строку документа, к которому относится считанная марка, или создать новую строку.
- Если марка по УПД не пришла и номенклатура по штрих-коду не находится, а марка была ошибочно добавлена не в ту строку, то ее можно перенести в другую по кнопке "Перенести марку". Для этого нужно выбрать строку документа, откуда нужно марку убрать, нажать «Перенести марку» и выбрать строку, куда ее нужно перенести. При этом количество для первой строки уменьшится, а для той, куда марку перенесли — увеличится.
Если в документ была считана упаковка, по которой не был получен состав агрегата, то для получения состава можно воспользоваться командой «Получить состав упаковок» из меню «Все действия» либо включить соответствующее регламентное задание. При этом состав агрегата в ТЧ не выводится. Для просмотра состава можно воспользоваться паспортом марки.
Считывание штрих-кодов и кодов маркировки в документ со статусом Приемка выполнена невозможно. При попытке считывания система выдаст соответствующее предупреждение.
Бывают ситуации, когда необходимо удалить считанную марку или отменить приемку по считанному ШК упаковки. Такая возможность доступна для документов со статусом «Новый». В панели инструментов ТЧ «Товары» по кнопке «Снять признак считан» появляется приглашение к вводу марки. Далее следует считать марку. Если такая марка в документе есть и она была считана, то признак «Считан» снимается. Одновременно происходит пересчет фактического количества.
Сведения о Грузоотправителе и Грузополучателе находятся на закладке «Дополнительно».
Для входящего документа по кнопке «Печать» можно сформировать печатную форму в том виде, как она выглядела бы на бумажном носителе.
Если в документ была считана хоть одна марка и по ним обнаруживается расхождение, то после установки статуса «Приемка выполнена» при записи документа будет выдано сообщение:
Если пользователь отвечает ДА, то движение в контуре факт будет по всем имеющимся в документе маркам, то есть они будут соответствовать движениям по контуру ИС МП. Аналогичное движение будет, если марки вообще не считывались.
Если НЕТ — на закладке «Дополнительно» проставляется флаг Полное сканирование кодов маркировки и в движениях будут участвовать только считанные марки.
Если расхождения обнаружены при полном сканировании кодов маркировки, пользователю выдается сообщение с указанием по какому именно товару есть расхождение.
Если в документе были считаны все марки, то флаг проставляется автоматически и сообщение не выдается, а в движении по контуру факт участвуют все считанные марки.
При записи документа сохраняется дата изменения статуса и автор этого изменения. Система хранит последнего автора, изменившего статус документа.
Если в ходе считывания будет выявлен пересорт, то колонки «Количество» и «Количество факт» не совпадут, расхождения будут видны в таблице кодов маркировки.
Важно
При работе с маркированным товаром и выявлении расхождений по маркам, необходимо учитывать следующие нюансы работы:
- Если документ подписан, то данные по маркам будут переданы в Честный Знак и произойдет смена владельца, в том числе и по проблемным маркам.
1.1 Ситуация будет некорректна до момента получения корректировочного документа.
1.2 Весть товар с марками, по которым выявлен пересорт или излишек, должен быть отложен до момента полного и корректного закрытия сделки по ЭДО.
1.3 Весь товар, по которому не было выявлено проблем при приемке, может быть сразу передан в продажу. - Если документ отклонен, то смена владельца маркированного товара не произойдет, данные в Честный Знак переданы не будут.
2.1 Вся партия не может быть передана в продажу и должна быть отложена до момент полного и корректного закрытия сделки по ЭДО.
Особенности работы с УПД с объемно-сортовым учетом маркированной продукции (молочная продукция, упакованная вода, БАД, антисептики и дезинфицирующие средства)
Объемно-сортовой учет (ОСУ) является упрощением поэкземплярного учета. При ОСУ поставщик указывает в УПД GTIN продукции и количество кодов маркировки, без указания самих кодов.
ОСУ разрешен для следующих категорий:
- молочная продукция,
- бутилированная вода,
- биологически активные добавки,
- антисептики и дезинфицирующие средства.
В случае приемки штучного товара вам необходимо его пересчитать, если расхождений нет, то никаких дополнительных действий не нужно. Если расхождения в количестве выявлены - необходимо проставить только количество факт при этом количество факт по ОСУ (т.е. количество КМ) пересчитает автоматически.
В случае приемки весового товара (например для молочной продукции) вам необходимо при приемке товара проконтролировать как вес товара, так и количество кодов маркировки, т.к. возможно выявление расхождений по обоим значениям.
- Если расхождений по обоим значениям нет, то никаких дополнительных действий не нужно.
- Если есть расхождение по весу - оно вносится в количество факт
- Если есть расхождение по количеству КМ - оно вносится в количество факт по ОСУ.
На приведенном ниже примере по данным поставщика отправлено 5 кодов (маркируется голова сыра) общим весом в 6 кг. По факту оказалось что пришло 4 головы общим весом 4,8 кг.
Также возможна ситуация когда количество кодов по ОСУ совпадает, но при этом расходится вес товара
По таким УПД с расхождениями можно сформировать печатную форму Акта расхождений и любым удобным способом передать ее поставщику.