Платежный календарь

В процессе работы магазина постоянно происходят закупки и продажи товаров, соответственно постоянно осуществляются взаиморасчеты между магазином, поставщиками и покупателями. Платежный календарь — это инструмент, позволяющий наглядно отслеживать всю картину взаиморасчетов по компании, планировать и осуществлять оплаты в соответствии с графиками договоров с контрагентами.

При помощи платежного календаря можно:

• просматривать график предстоящих платежей и просроченные платежи;
• планировать оплаты поставщикам по дням;
• планировать оплаты от покупателей по дням;
• формировать оплаты;
• отслеживать движение денежных средств между кассой и банком;
• отслеживать планируемое поступление денежных средств;

Количество рабочих дней, отражаемых в платежном календаре, устанавливается в настройках:

В шапке экранной формы платежного календаря возможна установка отбора по организации и валюте, а также содержится сводная информация о количестве денежных средств на банковском счете фирмы, в кассе и «на руках» у подотчетных лиц.

В таблице «Банк» платежного календаря отражены отдельно сведения по безналичным расчетам, в таблице «Касса» — о наличных платежах.

В столбце «Авансы» отображаются переплаты.

В столбце «Просрочено на сегодня» содержится информация о неоплаченных (просроченных) на текущую дату суммах долгов фирмы поставщикам и долгов покупателей фирме.

Сведения о задолженностях по фирме выводятся в две строки — «Мы должны» (в подстроках разбивается на три категории: общая задолженность контрагентам, сумма заявок на подотчет и сумма, подготовленная к оплате, но на которую еще не созданы документы оплаты) и «Нам должны» (в подстроках разбивается на сумму всех выставленных, но неоплаченных счетов, и на сумму всех неоплаченных расходных накладных).

Кроме задолженностей, календарь отображает прогнозируемый доход. Эта функция — инструмент планирования оплат с учетом вероятного поступления денег на конкретный день календаря. Сумма прогнозируемого дохода рассчитывается как средний доход за 4 последних аналогичных дня недели, округленный до сотен (то есть прогнозируемый доход на вторник текущей недели равен сумме доходов за 4 предыдущих вторника, разделенной на 4). Кроме того, в планируемый доход по банку включается сумма по кассе за предыдущий день (предполагается, что кассовая выручка ежедневно после снятия ОКС инкассируется в банк), эта сумма отображена также отдельно в подстроке «Инкассация».

Все ячейки Платежного календаря имеют расшифровку. По двойному клику открывается список договоров и документов, по которым сформированы суммы оплаты. Если взаиморасчеты с контрагентом ведутся в разрезе договоров, то суммы группируются только по договорам.

Суммы из открывшегося списка можно оплатить или перенести платеж на другую дату, если это долг перед контрагентом, а также перенести платеж, если это долг контрагента.

Функции оплата и перенос платежа доступны также из шапки платежного календаря; при этом задействуется сумма задолженности только в выделенной ячейке.

Список задолженностей можно вывести в табличный или текстовый документ («Все функции/ Вывести в список»). Выводимые колонки регулируются в окне настроек:

Сформированный документ можно сохранить и вывести на печать.

Создание документов для оплаты

В промежуточной форме «Оплата просроченных документов» указывается банковский счет, с которого будет производиться оплата, и отмечаются флажками документы, для которых следует создать документы оплаты.

Для каждого контрагента будет создан отдельный документ на все отмеченные флажками просроченные платежи.

Если сумма свободных денежных средств, доступных для оплаты долга, меньше суммы долга, то она может быть распределена автоматически по принципу FIFO через меню «Распределить сумму».

По нажатию кнопки «Оплатить» сумма предназначенных к оплате документов (или распределенная сумма) переместится в строку «Подготовлено к оплате», общая сумма задолженности перед контрагентами уменьшится.

Для подготовленных к оплате документов платежные документы формируются по кнопке «Создать документы оплаты», после чего их можно просмотреть и отредактировать.

При формировании платежных поручений из календаря поле «Назначение платежа» заполняется в зависимости от настроек учета взаиморасчетов:

• если ведется учет взаиморасчетов по документам и не заполнен текст назначения платежа в счёте контрагента — текст назначения платежа заполняется по списку документов;
• если не ведется учет взаиморасчетов по документам или заполнен текст назначения платежа в счёте контрагента — текст назначения платежа берется из счета контрагента.

Перенос платежа на другую дату

В рамках планирования оплат любая сумма задолженности, отображаемая в Платежном календаре, может быть перенесена на новую дату.

Для каждой позиции можно перенести срок оплаты всей суммы имеющейся задолженности или только части (вводится вручную в столбце «Сумма (RUB)»).

При переносе также может быть использован функционал распределяемой суммы, упомянутый в предыдущем подразделе. Сумма перенесенного платежа перемещается в календаре на дату переноса.

Изменения, произведенные в платежном календаре, отображаются в «Графике оплат» каждого задействованного документа.