Поступления наличных. Документ «Приходный кассовый ордер»

Любые поступления наличных денежных средств (от покупателей в качестве расчетов за отгруженные товары и предоставленные услуги, возврат денег от подотчетника, получение наличных в банке и т.д.) оформляются документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО).

Журнал приходных ордеров доступен из панели навигации подсистем «Розница» и «Финансы».

Приходный кассовый ордер может вводиться на основании разных документов в зависимости от типа операции:


 Прием наличных денег от покупателя

ПКО с операцией Оплата от покупателя оформляет прием денежных средств от покупателя (как правило, оптового) в случае, когда отгрузка товара происходит со склада, минуя кассу. Контрагентом в данном случае является частное лицо.

Контрагентом может быть и организация, но в этом случае с ней должен быть заключен договор с видом оплаты «За наличные» с учетом законодательного ограничения по максимальной сумме наличного расчета между юридическими лицами в 100 000 руб. (письмо ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т).

Приходный кассовый ордер с такой операцией создается на основании документов «Счет», «Расходная накладная» или «Ввод начальных остатков».

Если ПКО выписан на основании расходной накладной, его сумма заполняется суммой неоплаченных товаров по данной накладной.

 Прием наличных от поставщика за возвращенный товар

ПКО с операцией Возврат денег от поставщика оформляет прием денег от поставщика, которому был осуществлен возврат товаров. В этом случае в качестве контрагента указывается данный поставщик, а сам приходный кассовый ордер вводится на основании документа «Возврат товаров поставщику». Возможен также ввод ПКО на основании документов «Ввод начальных остатков» и «Заказ поставщику».

 Прием наличных денег от подотчетного лица

ПКО с операцией Возврат денег от подотчетника предназначен для оформления приема излишка денег из суммы, выданной «под отчет» и не израсходованной полностью. 

ПКО в этом случае вводится на основании документа «Расходный кассовый ордер» (РКО), по которому выдавались подотчетные деньги.

В шапке документа указывается организация, касса, в которую поступают деньги, а вместо контрагента из справочника «Сотрудники» выбирается подотчетное лицо.

В табличную часть документа вносятся расходные кассовые ордера по выданным подотчетнику авансам. В колонку «Сумма внесено» для каждого РКО вводится сумма возвращаемых денег.

Ввод ПКО с операцией Возврат денег от подотчетника возможен также на основании документа «Ввод начальных остатков».

 Прием розничной выручки от кассира

ПКО с такой операцией служит для формального учета принятой от кассира выручки в конце рабочего дня. В этом варианте в шапке документа указывается не контрагент, а склад, с которого осуществлялись продажи по кассе. 

Документ создается на основании ОКС и не производит никаких движений в регистрах. 

Администратор системы путем дополнительных настроек может задать автоматическое формирование ПКО с операцией «Прием розничной выручки» при проведении ОКС (подсистема «Администрирование», меню «Настройка параметров учета», закладка «Документы»). 

 Получение наличных в банке

ПКО с такой операцией используется в том случае, когда возникает необходимость пополнить кассу (сейф) организации наличностью. Для формирования данного ПКО в шапке документа указывается организация и ее касса, для которой происходит снятие наличности в банке, счет организации, с которого снимается наличность и сумма обналичиваемых денежных средств. Такой документ делает движения только по кассе.

 Поступление из другой организации

ПКО с операцией Поступление из другой организации служит для регистрации товарно-денежных отношений между различными юридическими лицами одной организации в рамках одного склада. В шапке документа необходимо указать организацию и ее кассу, в которую передается наличность, РКО отправителя, которым оформляется передача денег в другую организацию на стороне отправителя, а также сумму передаваемых денежных средств.

 Прочие доходы

Приходным кассовым ордером можно также оформить любые другие наличные денежные поступления в организацию. 

 Перемещение наличных между кассами

Вид операции используется при оформлении перемещения наличных денежных средств между кассами одной организации и фиксирует поступление денежных средств от кассы-отправителя.

ПКО может быть создан вручную или автоматически при проведении ОКС (для этой возможности должна быть активна константа «Создавать ПКО и РКО при проведении ОКС» на закладке «Документы» в настройке параметров учета). ПКО, созданный при проведении ОКС, имеет признак Создан автоматически. При распроведении, пометке на удаление и перепроведении ОКС, такой ПКО также будет распроведен, помечен на удаление и перепроведен.

В шапке документа указываются реквизиты: наименование организациикасса, в которую поступают денежные средства; контрагент и договор с ним; а также операция, обозначающая вид поступления денег.

Если учет взаиморасчетов с контрагентом ведется в разрезе документов, то в табличную часть на закладке «Расшифровка» вносятся документы-основания, платежи по которым автоматически суммируются при сохранении документа, и результат отражается в поле «Сумма платежа» в шапке ПКО (скриншот выше). В случае, если учет взаиморасчетов с контрагентом ведется в разрезе договоров, закладка «Расшифровка» отсутствует.

При проведении ПКО изменяется состояние взаиморасчетов с контрагентом.

Сумма платежа в приходном кассовом ордере может быть заполнена вручную и может быть меньше суммы долга по конкретной накладной, договору или контрагенту.

В специально отведенных строках экранной формы можно добавить информацию для заполнения печатной формы: от кого приняты средства, сведения о приложении и основание для выдачи.