Выплаты из кассы наличными. Документ «Расходный кассовый ордер»

Выплаты наличных денежных средств из кассы фирмы оформляются документом «Расходный кассовый ордер» (РКО).

В шапке документа указываются реквизиты: наименование организации, касса, из которой выплачиваются денежные средства, контрагент и договор с ним, а также операция, обозначающая вид выплат.

Реквизит «Создан автоматически» закрыт для редактирования. Флаг проставляется при автоматическом создании ПКО и РКО при проведении ОКС.

Если учет взаиморасчетов с контрагентом ведется в разрезе документов, то в табличную часть на закладе «Расшифровка» вносятся документы-основания, платежи по которым автоматически суммируются (скриншот выше). Результатом является сумма наличных денежных средств, изымаемая из кассы, она отражается в поле «Сумма платежа» в шапке РКО.

Если учет взаиморасчетов с контрагентом ведется в разрезе договоров, данная закладка отсутствует.

В специально отведенных строках экранной формы можно добавить информацию для заполнения печатной формы: кому выдать средства, основание для выдачи, сведения о приложении, а также данные по документу, удостоверяющему личность получателя денежных средств.

Документ не проведется в случае, если сумма платежа не совпадает с суммой по табличной части.

Расходный кассовый ордер может вводиться на основании разных документов в зависимости от типа операции:


 Оплата наличными поставщику

Операция Оплата поставщику применяется в случае оформления выдачи наличных для оплаты за товар. 
Такой РКО создается на основании документа «Приходная накладная», возможен ввод также на основании других документов: «Ввод начальных остатков», «Заказ поставщику» и «Отчет о продажах товара комитенту».
Сумма в расходном кассовом ордере — это сумма по полученным, но еще не оплаченным товарам по данной накладной.

 Возврат наличных денег покупателю

РКО с операцией Возврат денег покупателю оформляет выдачу наличных денег покупателю за возвращаемый товар. Такой РКО создается на основании документа «Возврат товаров от покупателя», возможен ввод также на основании документов «Счет» и «Ввод начальных остатков».

 Выдача наличных денег «под отчет»

РКО с операцией Выдача денег подотчетнику фиксирует выдачу денежных средств «под отчет» сотруднику предприятия. В этом случае вместо контрагента указывается подотчетное лицо. 
Такой РКО не имеет документов-оснований.

Табличная часть у документа отсутствует, вместо нее расположено поле комментария, в которое можно вписать дополнительную информацию: назначение выплаты, особые условия и т.п.

 Выдача заработной платы

РКО с данной операцией оформляется в том случае, когда выдача заработной платы сотруднику происходит наличностью. 

При оформлении РКО в шапке документа указывается организация и ее касса, из которой происходит оплата, сумма платежа и сотрудник, которому необходимо выдать наличные денежные средства, а также документ, на основании которого происходит выдача денег.

 Оплата в другую организацию

РКО с операцией Оплата в другую организацию фиксирует факт передачи наличных денежных средств за товар, который был приобретен у другого юридического лица внутри одной организации в рамках одного склада. 
Такой РКО создается на основании внутренней продажи.

 Взнос наличными в банк

РКО с операцией Взнос наличными в банк оформляет передачу наличных денег в банк для хранения на банковском счете.

В этом виде РКО указывается счет организации, куда передаются наличные. В поле комментария можно вписать дополнительную информацию. В строках Выдать и По документу указываются данные ответственного лица, который осуществляет доставку денежного мешка в банк. Как правило, это инкассаторский работник банка.

 Инкассация

Для оформления инкассации в программе используются 2 документа:

  • РКО с операцией Инкассация, который фиксирует списание наличных денежных средств из кассы магазина и относит их на статью затрат;
  • Платежное поручение (входящее) с операцией Инкассация приходует перемещенные наличные денежные средства из кассы фирмы на расчетный счет в банк и списывает их со статьи затрат. Создается после зачисления инкассированных денежных средств на счет фирмы.

Оформление инкассации двумя документами позволяет разнести во времени изъятие денег из кассы и их зачисление на расчетный счет, так как на практике нередки случаи, когда инкассация проходит в вечерние часы и на счете деньги доступны только через день.

В форме РКО с операцией Инкассация пользователь указывает какая сумма и из какой кассы будет изъята. Инкассированная наличность будет временно отнесена на предопределенную статью расходов «Деньги в пути». Информацию об инкассированной наличности можно увидеть в отчете «Расходы».

В шапке формы следует обязательно указать ЦФО, на который будет зачислен расход по данной статье.

На закладке «Дополнительно» заполняется информация о том, кому, на каком основании и по какому удостоверяющему личность документу были выданы из кассы наличные деньги для перемещения в банк.

На основании документа можно создать входящее Платежное поручение, которым будет зафиксировано поступление инкассированных денег на расчетных счет организации.

 Выдача наличных на прочие расходы предприятия

Для выдачи денежных средств на нужды предприятия предназначен РКО с видом операции Прочие расходы.
В таком РКО помимо стандартных данных должна быть определена статья расходов и ЦФО, на который будет отнесен расход по данной статье.

В поле комментария можно добавить сведения о назначении данных расходов.

 Возврат розничному покупателю

Вид операции Возврат розничному покупателю используется только при автоматическом формировании РКО при проведении ОКС. 

ВАЖНО

Автоматическое формирование ПКО и РКО при проведении ОКС возможно при соответствующей настройке параметров учета. РКО создаются автоматически только если заполнена вкладка Оплата и расходы по виду оплаты «Наличные» превышают поступления (т.е. сумма по виду оплаты «Наличные» отрицательная).

Все реквизиты заполняются автоматически и используются при выгрузке в БП.
В ТЧ указывается документ-основание взаиморасчетов.