Документ «Отчет кассовой смены»

Продажи товаров населению в розницу с использованием контрольно-кассовых машин (ККМ) оформляются документом «Отчет кассовой смены» (ОКС) без указания конкретного покупателя (документ оформляется на предопределенного в системе контрагента «Розничный покупатель»).

ОКС формируется автоматически при снятии продаж с кассового ПО. При неавтоматизированном рабочем месте кассира документ может быть введен вручную.

Документ «Отчет кассовой смены» фиксирует одновременно факт отгрузки товаров и поступления наличных денег в кассу, при оплате банковскими картами фиксируется задолженность банка перед организацией.

Если покупатель в тот же день вернул через кассу купленные товары и получил деньги, то эта информация также включается в ОКС.

Журнал отчетов кассовых смен доступен из панели навигации.
Автоматическое формирование документа «Отчет кассовой смены» происходит через обработку «Управление кассами» (описание обработки «Управление кассами» находится в подсистеме «Интеграция»).

В шапке документа заполняются реквизиты:

• наименование организации,
• категория цен,
• касса,
• склад, с которого происходила продажа,
• статья ДДС, на которую будет зачислен приход денежных средств.

Внизу экранной формы выводятся:

• общая сумма выручки за проданные товары и оказанные услуги (если были возвраты товаров, то выданные назад деньги будут автоматически вычтены из суммы выручки)
• данные об НДС и общей сумме сделанных скидок
• информация о сумме округлений по чекам, которая рассчитывается автоматически при получении данных о продажах из кассового ПО
  В зависимости от настроек ККМ округления подпадают в пункт «Сумма округлений» при округлении стоимости товаров в чеке или в пункт «Сумма округлений ККМ» при округлении суммы чека (при этом расходы будут отнесены на статью затрат, указанную на закладке «Дополнительно»). Сумма документа и сводные суммы вычисляются с учетом округлений.
• выручка ККТ (выводится значение равное сумме ОКС за вычетом округлений).

На закладке «Товары» отображаются проданные товары и оказанные услуги (см. скриншот выше). 

На закладке «Возвраты товаров» фиксируется информация о товарах, возвращенных покупателем через кассу.

Возвращенные товары приходуются по последней закупочной цене. Если стоимость товара не определена (значение в колонке «Стоимость» движения документа по регистру Остатки номенклатуры в себестоимости), то товары приходуются по цене возврата.

На закладке «Вскрытие тары» содержится информация о количестве вскрытых пивных кег.

На закладке «Марки» содержится информация о проданной маркированной продукции. 

На закладке «Оплата» указывается вид оплаты, сумма оплаты по каждому виду, а также данные по эквайрингу (контрагент, договор контрагента, процент комиссии, сумма комиссии и статья затрат для типов оплаты «Прочее» или «Банковские карты»). 

Разделение по виду оплат позволяет также отслеживать оплату товаров при помощи карт, т.е. за безналичный расчет. Сумма таких продаж формируется как задолженность банка-эквайера перед фирмой и видна в отчете «Взаиморасчеты».

В разделе оплат может отображается сумма выданных наличных, подробнее об этом можно почитать здесь.

Также возможно отображение предоплаты (в связке с кассовым ПО Frontol 6) при соответствующих настройках вида оплаты и группы касс.

Сумма внесенных предоплат будет отображаться отрицательной суммой, возврат или зачет предоплаты положительной. В случае если было несколько подобных операций в рамках одной ОКС выводится сводная сумма.

По кнопке в шапке документа "Выполнить сверку с ОФД" можно проверить совпадает ли сумма по отчету с данными в ОФД. Для этого предварительно должен быть настроен обмен с ОФД.   

На закладке «Сводные суммы» после снятия ОКС в режиме «Сводный отчет» отображаются продажи со всех касс с детализацией суммы документа по каждой кассе.

На закладке «Дополнительно» отображены: валюта документа, политика учета НДС, ЦФО (подставляется автоматически по ТО; можно изменить), Статья расходов, на которую упадут расходы по округлениям, в комментарии находится информация о дате создания документа и может быть вписаны любые другие сведения.

Важно учитывать, что на указанный ЦФО попадут расходы, связанные с оплатой за товары банковскими картами и оплатами вида «Прочее» — бонусами, сертификатами и т.п. (оплата за наличный расчет автоматически записывается на ЦФО по ТО и попадает на предопределенную статью «Выручка от продаж», этот ЦФО в ОКС не отображается). 

В общем случае ЦФО, указываемый на закладке «Дополнительно», может отличаться от ЦФО, подставляемого по складу.

Например, если покупатель оплачивает товар сертификатом, приобретенным в другом магазине предприятия, то для текущего магазина эта операция будет расходной. Если таких оплат много, то расходы по ним «справедливее» записывать на ЦФО, общий для всех магазинов, и впоследствии распределять – например, в зависимости от количества проданных сертификатов.

При проведении документа «Отчет кассовой смены» происходит контроль остатков на складе и, в зависимости от настроек системы, в случае нехватки товара, возможен режим:

• формирования автопревышений — проведение документа «в минус» по количеству;
• запрет проведения документа, до устранения причин излишков.

Возможна ситуация, когда цена на товар в чеке не соответствует учетной. Это может происходить по причине:

• наличия скидки на товар,
• настроенного округления,
• введенного акта переоценки.

Увидеть расход по данным пунктам можно в товарном отчете.

Из ОКС можно также сформировать и распечатать печатные формы: