Взаиморасчеты с сотрудниками. Подотчетные средства. Авансовый отчет. Начисление заработной платы

Расчеты с подотчетниками

Сотрудникам торгового предприятия для выполнения некоторых служебных обязанностей (оплата поставщикам, командировки и т.п.) могут выдаваться наличные деньги с последующим отчетом о том, как они были истрачены.

Возможны два варианта выдачи денег под отчет — наличный и безналичный.

Безналичный способ выдачи денег под отчет возможен только при использовании корпоративной банковской карты, которая оформлена на юридическое лицо, а не какой-либо другой карты, оформленной на работника. На «зарплатные» карты работников перечислять подотчетные суммы запрещено (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36 — 3/2408).

Согласно п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, выдача организациями денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Сотрудник получает наличные деньги из кассы предприятия по документу «Расходный кассовый ордер», оформляемый с видом операции «Выдача денег под отчет».

Описание работы с расходным и приходным кассовым ордером см. в подсистеме «Розница».

Авансовые отчеты

Документ «Авансовый отчет» является отчетом сотрудника об использовании выданных ему наличных денежных средств фирмы.
Новый документ создается в журнале «Авансовые отчеты», доступном из меню навигации либо из документа «Расходный кассовый ордер».

Закладка «Выданные авансы»

На этой закладке заполняются сведения о полученных по расходным кассовым ордерам и израсходованных наличных деньгах. Если документ создается на основании проведенного расходного ордера, то эта закладка будет заполнена автоматически и необходимо только откорректировать количество израсходованных денежных средств в соответствии с фактическим.

Закладка «Оплата поставщикам»

На закладке заполняются сведения обо всех сделанных оплатах поставщикам из полученных подотчетным лицом наличных денег.

Если учет взаиморасчетов с поставщиком ведется в разрезе документов, то в соответствующем столбце табличной части обязательно указывается документ-основание взаиморасчетов. При ведении учета взаиморасчетов с контрагентом в разрезе договоров документы-основания на перечисление денежных средств не указываются.

После проведения документа долг поставщику уменьшится на указанную на данной закладке сумму, что можно увидеть, сформировав отчет «Взаиморасчеты».

Закладка «Расходы»

На закладке заполняются сведения обо всех прочих расходах подотчетных денег (например, командировочные расходы, расходы на рекламу и т.п.).

• Если подотчетные деньги израсходованы не полностью и дальнейший их расход не планируется, то они должны быть возвращены фирме с оформлением приходного кассового ордера с видом операции «Возврат денег от подотчетника». Такой приходный кассовый ордер удобно оформить из авансового отчета по кнопке «Создать на основании».
• Если произошел перерасход подотчетных средств, то данные о сумме перерасхода будут отображены в соответствующем поле.
  
  Перерасход закрывается документом «Расходный кассовый ордер», который вводится на основании «Авансового отчета»:
  
  В результате будет создан РКО на сумму перерасхода.
  

Банковские счета сотрудников

Для формирования сопроводительных документов к платежному поручению, которым перечисляется зарплата сотрудников, может потребоваться перечень их расчетных счетов.

В конфигурации для хранения такого списка предназначен справочник «Банковские счета сотрудников».

Для элемента справочника заполняются реквизиты: сотрудник, банк и номер счета в нем, валюта, также можно ввести вручную или выбрать из автоматически сформированного списка наименование, под которым счет будет отображаться.

Заявки на выдачу денег в подотчет

Документ «Заявка на выдачу денег в подотчет» оформляется ответственным лицом на любого сотрудника предприятия и позволяет запланировать наличие денежных средств на дату выдачи.

В заявке указываются подотчетное лицо, сумма и дата выплаты денежных средств. В поле комментария можно вписать любую дополнительную информацию, например, на какие цели будут израсходована данная сумма.

На основании заявки можно создать расходный кассовый ордер.

Заявка может быть отменена путем проставления соответствующего флажка. Статус заявки (в работе, закрыта, отменена) отображается в журнале заявок:

Начисление заработной платы

Документ позволяет оформить начисление заработной платы сотрудникам фирмы.

В шапке документа обязательно выбираем организацию, статью расходов и ЦФО, на который будут отнесены расходы по указанной статье.

В табличную часть на закладке «Начисления» подбираются сотрудники с указанием перечисляемой каждому суммы. Возможна загрузка табличной части данными из файла в формате Excel.

На закладке «Дополнительно» в поле комментария можно указать дополнительные сведения.

Выплата заработной платы сотрудникам возможна способами:

• Выплатить расходными ордерами. Используется одноименный пункт в панели навигации документа:

В промежуточной форме указывается дата новых РКО и касса, из которой будут взяты денежные средства. Далее, флажками отмечаются сотрудники, для которых предполагается Создать расходные кассовые ордера (РКО) (создаются непроведенными).

Если ранее для каких-либо сотрудников РКО по данному документу уже были оформлены, сведения о них отражаются в соответствующих строках формы. Их также можно отметить флажками для осуществления других операций: Провести выбранные РКО или Печать выбранных РКО.

Созданные из документа «Начисление заработной платы» РКО отображаются в журнале расходных кассовых ордеров.

• Перечисление по безналичному расчету. Для этого следует на основании документа «Начисление заработной платы» создать «Платежное поручение (исходящее)».

В такое платежное поручение автоматически попадают сотрудники, для которых не были созданы и проведены РКО; общая сумма платежа рассчитывается автоматически.

В шапке документа указывается контрагент — банк, в котором находится расчетный счет для выплаты заработной платы сотрудникам.

Как правило, обмен с банком осуществляется при помощи программы Клиент-Банк, которые в разных банках значительно отличаются, в том числе требованиями к оформлению документов, сопровождающих перечисление зарплаты (например, списков сотрудников с указанием их расчетных счетов). Вследствие этого для выгрузки таких дополнительных документов из ДАЛИОН требуется доработка функционала под конкретный Клиент-Банк.