Документ «Приходная накладная»

Приход получаемых от контрагентов товаров на склад и получение услуг оформляется документом «Приходная накладная».

В шапке документа заполняются следующие реквизиты:

  • Номер и дата документа.
  • Входящий номер, номер счета-фактуры и дата заполняются на основании документа, полученного от поставщика.
  • Расхождения – если в процессе принятия товара на склад обнаружились расхождения реальной поставки с документами поставщика (например, нехватка или неверная цена товара), необходимо проставить флаг Есть расхождения. После этого становится доступной закладка «Данные поставщика» (подробнее см. ниже).
  • Фирма и Склад, на который приходуются товары.
  • Лицензия на алкоголь — если приходуемый товар является алкогольной продукцией, здесь указывается лицензия поставщика на поставку данного алкоголя (эти данные будут использованы для формирования алкогольной декларации). Если в данном поле лицензия не указана, в декларацию будет подставлена лицензия контрагента-поставщика по умолчанию.
  • Контрагент — поставщик товара, выбирается из справочника «Контрагенты».
  • Договор, по которому осуществлялась поставка товара.
  • Дата оплаты поставщику за товар или услугу.

Экранная форма документа «Приходная накладная» изначально содержит три закладки: «Товары», «Услуги» и «Тара». При наличии расхождений добавляется закладка «данные поставщика».


Табличная часть закладки «Товары» заполняется поступившими на склад товарами с указанием их количества и стоимости. О каждом товаре необходимо ввести дополнительную информацию. Не все поля табличной части документа обязательны для заполнения. Например, если в фирме не ведется учет ГТД или сроков годности, их указывать не обязательно.

При активной константе «Учитывать алкоголь» в табличную часть выводятся колонки «Производитель алкоголя» и «Вид алкогольной продукции», которые заполняются по умолчанию из карточки номенклатуры. Информация в колонках может быть изменена пользователем в том случае, если вид алкогольной продукции и производитель в накладной поставщика отличаются от указанных в карточке номенклатуры. Для правильного формирования Квартальной декларации по алкоголю необходимо следить за корректностью данных в этих колонках.

Дополнительные возможности, доступные в табличной части документа, влияющие на удобство и скорость заполнения:

  • При отключенном режиме «Кратко» доступны колонки «Единица измерения мест» и «Количество мест», которые могут быть использованы в случаях поступления товара не в базовых единицах, а, например, коробками, ящиками и прочими упаковками;
  • Колонка «Склад» позволяет приходовать товар на любой склад в независимости от склада, указанного в шапке документа.

Табличная часть документа может быть заполнена автоматически с помощью сканера или терминала сбора данных (кнопка «Доп. функции/Загрузить из ТСД»), а также вручную вводом новой строки (кнопка «Добавить (Ins)» в меню документа), на основании заказа поставщику (кнопка «Заполнить») или с помощью кнопки «Подбор».

Заполнение табличной части на основании заказа

Если приходная накладная заполняется товарами в соответствии с выполненным заказом поставщика, то сначала в шапке документа необходимо перейти по гиперссылке <Заказ поставщику не выбран> и в открывшемся журнале «Заказы поставщикам» двойным кликом мыши выбрать соответствующий заказ, а затем, нажав экранную кнопку «Заполнить» — заполнить табличную часть номенклатурой, заказанной поставщику. Если в табличную часть дополнительно к заказанной номенклатуре необходимо добавить еще товары, то это можно сделать с помощью экранных кнопок «Добавить (Ins)» или «Подбор».

Сверка заказа с фактом

При оформлении приходной накладной на основании сделанного заказа для сверки заявленных позиций номенклатуры, их цены и количества с данными, содержащимися в печатной форме поставщика, целесообразно воспользоваться кнопкой «Сверка» (расположена над табличной частью). Это особенно актуально, если в накладных по заказу и поставщика не совпадает количество строк или итоговые суммы.

«Сверка с печатной формой поставщика» имеет две области:

  • верхняя — «Найденные товары» будет заполняться товарами, соответствующими отбору, устанавливаемому в поле ввода вверху экранной формы. Отбор осуществляется из товаров нижней табличной части;
  • нижняя — «Товары», которая заполнена товарами приходной накладной, введенной на основании заказа. Эти данные и предстоит сверить с фактом.

В самой верхней строке экранной формы находится фильтр, который позволяет найти товар по наименованию, части наименования, коду, артикулу или же по аналогичным реквизитам поставщика, и поместить найденную строку в область «Найденные товары».

По умолчанию фильтр настроен на поиск по наименованию номенклатуры организации.

Просматривая по порядку строки в печатной форме поставщика, приемщик товара с помощью фильтра находит каждый товар в своей, составленной на основании заказа, табличной части (т.е. в области «Товары»), при необходимости редактирует изменившиеся значения реквизитов (количество, цена и т.п.) и нажимает экранную кнопку  «Рассмотрено». После этого в нижней части экранной формы, в строке с данным товаром, в левой колонке появляется значок  . 

Если найдены расхождения между заказом и фактом и внесены изменения, то соответствующая ячейка будет выделена красным цветом.

Если поставщик привез товар, который отсутствует в заказе, то отбор по фильтру даст пустой результат, и эту позицию надо будет добавить в табличную часть «Товары».

После прохождения всего списка товаров по накладной поставщика, нажимается экранная кнопка «Закончить сверку» (внизу экранной формы). При этом, если после проведения сверки в приходной накладной, составленной на основании заказа, остались нерассмотренные строки, т.е. какие-то заявленные товары не были доставлены поставщиком, то на экране появится форма, в которой будут выведены все подобные позиции.

В качестве дальнейшего варианта работы с ними надо выбрать «Удалить строки из документа» и нажать кнопку «Закончить сверку». Хотя возможен и другой вариант: по ходу сверки были выявлены недостающие (или лишние) позиции или суммы документов по заказу и поставщика сошлись, продолжать сверку нет необходимости. В этом случае все необработанные позиции считаем соответствующими заказу и, установив переключатель в положение «Оставить строки в документе», заканчиваем сверку. После этого табличная часть приходной накладной будет перезаполнена и документ можно провести, нажав «ОК».

Заполнение табличной части с помощью подбора

Если табличная часть приходной накладной заполняется с помощью экранной кнопки «Подбор», то после нажатия на нее появляется возможность выбора способа заполнения из двух предлагаемых: «По номенклатуре организации» или «По номенклатуре поставщика».

При выборе режима «По номенклатуре организации» — открывается справочник «Номенклатура» в режиме подбора. Внизу экранной формы необходимо указать, что именно запрашивать при подборе товара, выставив флажки «Количество» и/или «Цена» и/или «Сумм» (только для документа «Приходная накладная»).

Нужный товар в табличную часть можно добавить по наименованию (части наименования), артикулу или коду, воспользовавшись возможностью поиска (см. вторую строку экранной формы). В этой строке необходимо указать, по какому реквизиту искать товар и значение реквизита.

Если активны команды «Запрашивать/Количество», «Запрашивать/Цена» и «Запрашивать/Сумма» при выборе конкретного элемента справочника «Номенклатура» двойным щелчком левой кнопки мыши (или путем перетаскивания товара в табличную часть, или по кнопке «Enter») открывается диалоговая форма для ввода количества, цены и суммы товара.

Подбор позиций номенклатуры в приходную накладную можно осуществить по штрих-коду. Для этого при использовании режима «По номенклатуре организации» на экранной форме «Подбор номенклатуры в документ Приходная накладная» необходимо нажать кнопку  (левее кнопки «Подробно»), и ввести штрих-код в открывшееся поле.

При нажатии «ОК» найденный товар будет подставлен в документ.

При выборе режима «По номенклатуре поставщика» открывается экранная форма:

Табличная часть этой формы будет заполнена всеми товарами данного поставщика при условии, что для каждого товара заполнена закладка «Номенклатура поставщика» в карточке номенклатуры.

Для удобства заполнения приходной накладной возможно использование любого из двух фильтров: «Фильтр по номенклатуре поставщика» (возможен отбор по наименованию, части наименования, коду, первым цифрам кода и артикулу) и «Фильтр по номенклатуре организации» (возможен отбор по наименованию или части наименования).

Переключение из режима «По номенклатуре организации» в режим «По номенклатуре поставщика» и наоборот осуществляется в верхней строке экранной формы, путем выбора в поле «Подбор» соответствующего режима из списка. В графе «Единица измерения» табличной части приходной накладной указывается единица измерения поступившего товара.

В графе «К» (коэффициент) отображается коэффициент пересчета выбранной единицы измерения по отношению к базовой. В графе «Количество» указывается количество товара, поступившее от поставщика в соответствии с документами.

В графе «Цена» указывается закупочная цена товара, предоставляемая поставщиком, на основании которой производится расчет в графе «Сумма» (возможен и обратный расчет, вносится значение суммы, а рассчитывается цена). По кнопке «Изменить» можно изменить сумму всех или некоторых товаров на фиксированный процент или количество. Для последующего сохранения цен, указанных в приходной накладной, необходимо, нажав кнопку «Цена и валюта», в открывшейся экранной форме установить флажок «Регистрировать закупочные цены».

На закладке «Услуги» указывается весь спектр услуг, оказанных по этой накладной. Для каждой услуги указывается:

  • Номенклатура — наименование услуги, выбирается из справочника «Номенклатура»,
  • Содержание, в чем заключалась оказанная услуга;
  • Количество оказанных услуг;
  • Цена одной услуги;
  • Сумма — общая стоимость оказанных услуг данного вида с учетом количества;
  • Статья затрат, на которую будут списаны оказанные услуги;
  • Разносить на себестоимость товара. Если стоимость оказанных услуг, в дальнейшем, надо будет разнести на себестоимость товара, то необходимо выставить соответствующий флажок.
  • Контрагент, оказавший услугу.
  • Договор контрагента, оказавшего услугу.

О закладке «Тара» и работе с возвратной тарой см. в приложении «Возвратная тара».

Закладка «Данные поставщика» изначально скрыта. Становится доступной, если в шапке документа проставлен флаг Есть расхождения. 

На закладке указываются данные поставки по документам поставщика. Заполнить закладку можно данными табличной части закладок «Товары» и «Услуги» по кнопке «Заполнить/Заполнить данными по факту».

Из приходной может быть распечатан Акт приемки для уведомления поставщика о наличии расхождений.

ВАЖНО

Оплата по документу будет производиться с учетом реальной поставки. Информация об остатках товаров на складах будет также скорректирована с учетом реальной поставки (данные закладки «Товары»).

Примечание

«Сверка данных подставок по алкоголю» и «Квартальная алкогольная декларация» будут формироваться по данным поставщика. 

После того, как контрагент пришлет откорректированный счет-фактуру, в ДАЛИОНе следует сформировать документ «Корректировка счета-фактуры полученного» на основании приходной.

По кнопке «Операция» выбирается вид документа «Приходная накладная». В большинстве случаев при поступлении товаров на склад сразу же происходит оформление приходной накладной, ее проведение и, как следствие, изменение сведений об остатках товаров на складах (вид документа «Приходная накладная: На склад»).

Однако, возможно и поэтапное принятие товара, когда сначала менеджером по закупкам (или аналогичным должностным лицом) оформляется приходная накладная на основании документов поставщика, а уже затем, материально ответственное лицо на складе фактически принимает товар на склад, сверяя количество, и по факту оформляет документ «Прием товара на склад».

В этом случае проведенная приходная накладная влияет только на учет взаиморасчетов с поставщиком, а сам прием товара производится на складе материально ответственным лицом (вид документа «Приходная накладная: Отложенное поступление»).

При выборе в приходной накладной с видом операции «Отложенное поступление», на основании приходной накладной оформляется документ «Прием товаров на склад», формирующий остаток.

Количество и состав спецификации документа «Прием товара на склад» может отличаться от спецификации документа-основания. Для мониторинга отложенных поступлений предназначен отчет «Планируемые поступления».


Дополнительные возможности документа:

  • Кнопка «Переоценка» для оформления документа «Акт переоценки» на основании настоящей приходной накладной. Табличная часть акта будет заполнена товарами из этой накладной с соответствующими закупочными ценами. На основании одной и той же приходной накладной может быть оформлено несколько актов переоценки, в каждом из которых указывается тип цен, которые изменяются создаваемым актом переоценки. Оформление документа «Акт переоценки» из приходной накладной становится обязательным требованием в случае, когда у склада, на который оформляется приход, стоит флажок «Контроль заполнения цен», а у товара отсутствует цена реализации склада.
    Промежуточная форма для выбора товаров для документа «Акт переоценки».

    Флажками выбираются те товары, которые следует включить в документ «Акт переоценки», вводимый на основании приходной накладной. Колонка «Новая цена» открыта для редактирования, и уже на этом этапе могут быть установлены цены на товар, которые в дальнейшем попадут в «Акт переоценки» и после проведения будут установлены на товар. Перенос выбранных товаров осуществляется по кнопке «Внести».
  • Кнопка «Цена и валюта» — предназначена для указания валюты поставки (ее курса), способа учета НДС.
    При нажатии кнопки «Цена и валюта» в документе «Приходная накладная» открывается экранная форма, позволяющая сделать ряд настроек.

    Категория цен, по которой документ будет заполнен, выбирается из списка, содержащего два типа: «Цены поставщика» и «Закупочная». При установке флажка «Перезаполнить цены поставщика» («Перезаполнить цены по категории цен») будет произведен пересчет цен в документе при изменении типа цен.
    Если выставлен флажок «Учитывать НДС», то в колонке «НДС» у позиции номенклатуры появляется ставка НДС, заданная в справочнике «Номенклатура». При установленном флажке «Сумма вкл. НДС» — НДС будет включен в сумму документа, при отсутствии флажка — НДС прибавляется к сумме документа.
    Если выставлен флажок «Регистрировать цены поставщика», то при проведении документа в системе автоматически регистрируются цены поставщика, выбранного в документе.
    Если выставлен флажок «Регистрировать закупочные цены», то при проведении документа в системе автоматически регистрируются последние закупочные цены на данные позиции номенклатуры.
  • Кнопка «Доп.функции» включает в себя возможности выгрузить на кассы и весы вновь поступивший товар, а также непосредственно из документа распечатать ценники и этикетки на товар из табличной части.
  • Ввод на основании. На основании приходной накладной, используя кнопку «Действия/На основании», можно выписать следующие подчиненные документы:

С помощью кнопки «Печать» можно вывести на экран и распечатать форму ТОРГ-12, Закупочный акт ОП-5, Акт приемки, в который выводится информация о расхождениях между нашими данными и данными поставщика, для отправки информации о расхождениях поставщику.

Также из приходной накладной можно распечатать внутренние печатные формы приходной накладной. Печатная форма с ПЛУ используется для быстрой расфасовки товара при использовании весов с печатью этикеток. Приложение к приходной по алкоголю (в декалитрах) облегчает проверку прихода при работе с алкогольными декларациями.