Справочник «Контрагенты»
В справочник «Контрагенты» заносится информация о контрагентах организации для учета взаиморасчетов с ними и для оформления документов. Справочник вызывается для ввода и редактирования из пункта «Справочники» главного меню программы.
Контрагент в конфигурации — это общее понятие, включающее организации, частных лиц, ККМ и сотрудников. Справочник «Контрагенты» можно заполнить заранее или в процессе выписки документов.
Для удобства дальнейшей работы в корне справочника можно завести группы по типам контрагентов «Поставщики», «Покупатели», «Сотрудники» и «ККМ».
При заполнении справочника «Контрагенты» рекомендуется соблюдать несложное правило: о контрагенте следует вводить столько информации, сколько ее необходимо для заполнения реквизитов первичных документов.
Ввод информации о новом контрагенте
Контрагент вводится в справочник по кнопке «Добавить (Ins)». В краткой форме указывается ИНН и наименование контрагента.
При указании 12-значного ИНН будет создан контрагент вида «Частное лицо».
Информация о новом контрагенте заполняется через диалоговую форму (карточка контрагента), которая состоит из общей части и пяти закладок.
В общей части карточки контрагента заполняется:
Наименование — краткое наименование контрагента, понятное пользователям. Как правило, это наименование контрагента вводится без указания организационно-правовой формы и прочей дополнительной информации. Этот реквизит будет использоваться при быстром поиске нужного контрагента в справочнике.
Код — заполняется автоматически. Программа проверяет уникальность кода контрагента. При необходимости его можно редактировать.
Полное наименование — официальное наименование контрагента, используемое при оформлении документов.
Вид контрагента — параметр, влияющий на состав реквизитов карточки контрагента. При вводе нового контрагента в справочник первоначально заполняется закладка «Основные» с реквизитами для ввода основных сведений о контрагенте. Набор реквизитов зависит от того, к какой категории относится данный контрагент:
- «Организация»;
- «Организация за пределами РФ»
- «Частное лицо»;
- «Сотрудник»;
- «ККМ».
Под контрагентом Организация понимаются любые предприятия, организации и учреждения, с которыми фирма вступает в различного рода отношения.
Под контрагентом Организация, за пределами РФ понимаются любые предприятия, организации и учреждения за пределами Российской Федерации, с которыми фирма вступает в различного рода отношения.
Под контрагентом Частное лицо понимаются любые физические лица, в том числе предприниматели без образования юридического лица (ПБОЮЛ), с которыми фирма вступает в различного рода гражданско-правовые отношения. Физические лица могут, например, выступать в качестве поставщиков или покупателей товаров, услуг.
Под контрагентом Сотрудник понимаются физические лица, с которыми организация устанавливает трудовые отношения. Для данной категории контрагентов рекомендуется заранее создать в справочнике группу «Сотрудники».
Под контрагентом ККМ понимается контрольно-кассовая машина, используемая фирмой в торговом зале, которая является источником поступления наличных денежных средств в кассу фирмы.
Параметр «Плательщик НДС» — означает, что контрагент является плательщиком НДС.
Параметр «Сумма включает НДС (по умолчанию)» — означает, что по умолчанию сумма НДС включается в сумму, указанную во всех приходных и расходных документах. (Но может быть впоследствии в этих документах изменена путем внесения изменений по кнопке «Цена и валюта».)
На закладках заполняются следующие данные:
Закладка содержит основные реквизиты контрагента.
ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика контрагента.
КПП. Код постановки на учет в налоговые органы.
ОКПО. Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
ОГРН. Основной государственный регистрационный номер.
ОКАТО. Код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления.
Почтовый адрес. Почтовый адрес контрагента.
Юридический адрес. Юридический адрес контрагента.
Контактные телефоны. Телефоны по юридическому адресу и фактическому местонахождению контрагента.
Для видов контрагента «Частное лицо», «Сотрудник», «ККМ» часть из перечисленных реквизитов отсутствуют.
На этой закладке располагается информация о контактных лицах контрагента, количество не ограничено и все контакты вносятся и хранятся в таблице.
Новая контактная информация заводиться по кнопке «Добавить (Ins)», в строке указывается:
- фамилия, имя, отчество контактного лица,
- телефон, по которому можно с ним связаться,
- адрес контактного лица (адрес офиса, магазина, склада),
- комментарий — любая дополнительная информация, которой следует сопроводить данное контактное лицо (например, должность).
На закладке «Договоры» отражены все договоры, действующие и закрытые, оформленные и используемые когда-либо с контрагентом.
Для каждого контрагента может быть оформлено сколько угодно договоров, в разрезе которых проводятся все документы с контрагентом. Если закладка «Договоры» осталась не записанной, то при записи карточки контрагента Основной договор добавляется автоматически и используется во всех документах по умолчанию.
Договор контрагента
Для добавления нового договора контрагента необходимо по кнопке «Добавить (Ins)», открыть карточку договора и заполнить ее реквизиты на закладках «Основные» и «Дополнительные».
В общей части карточки договора заполняется:
Наименование — наименование договора, которое будет использоваться в работе с документами.
Вид договора — выбирается из списка, содержащего виды: «С поставщиком», «С покупателем», «С комитентом», «Прочее» или может быть введен вручную.
Номер — номер договора.
Дата — дата оформления договора.
Фирма — та фирма (юр. лицо), с которой заключен договор.
Торговый объект — из справочника «Торговые объекты» выбирается тот, на котором действует договор. По умолчанию в этой строке проставлено значение <Все торговые объекты>.
Валюта — валюта, в которой ведутся взаиморасчеты с контрагентом по данному договору, она же является валютой документов по договору.
Подзакладка «Основные»
Категория цен, которая по умолчанию будет подставляться в документ при выборе договора.
Если параметр «Разрешить редактирование цен в приходных документах» активен, то по этому договору пользователь сможет изменять цены в документах: «Приходная накладная», «Заказ поставщику» и «Возврат товаров поставщику».
Примечание
Пользователь сможет редактировать цены вне зависимости от активности параметра «Редактирование цен в приходных документах» в справочнике «Группы пользователей» (закладка «Прием/отгрузка товаров»).
Макс. срок задолженности — указывается максимальное количество дней после поставки товара или оказания услуги, в течение которых необходимо произвести оплату.
Примечание — дополнительная информация, которая фигурирует в договоре и которая может быть полезна при работе с контрагентом по договору.
Подзакладка «Дополнительные»
Указываются сроки действия договора, а именно Дата начала и Дата окончания, а также статус договора: действующий, приостановлен, закрыт (в случае, если договор закрыт, есть возможность указания даты расторжения договора).
Если это договор с поставщиком и имеется договоренность о сроках поставки, то заполняется поле «Срок поставки». По этим данным будут автоматически рассчитываться даты поставки в документах «Заказ поставщику», создаваемых автоматически.
Подзакладка «Обмен данными с Трактиръ: Front-Office»
Подзакладка используется для настройки синхронизации с фронт-офисной системой «Трактиръ: Front-Office» по взаиморасчетам с клиентами. Чтобы при переносе контрагентов во фронт-офисную систему переносились и договора с ними, нужно установить флаг «Переносить договоры контрагентов в «Трактиръ: Front-Office». При этом становятся доступны настройки:
Переносить остатки взаиморасчетов в «Трактиръ: Front-Office» — при установленном флаге в «Трактиръ: Front-Office» будут переноситься остатки предоплаты по данному договору и на сумму остатка будет автоматически формироваться документ «Обороты клиента».
Договор для списка клиентов — при установленном флаге становится доступна табличная часть Список клиентов, где указываются все клиенты, которые будут обслуживаться по этому договору. У каждого клиента в списке может быть дополнительно указана индивидуальная глубина кредита (сумма, в пределах которой ему будет разрешено оплатить заказ во фронт-офисной системе, при нулевом остатке по договору в целом).
Один из договоров, указанных в карточке контрагента, должен быть выбран в качестве основного для подстановки в документы по умолчанию. Для этого надо установить на него курсор и нажать экранную кнопку «Основной».
Контрагент может иметь несколько расчетных счетов для осуществления безналичных денежных расчетов. Один из счетов может быть выбран в качестве основного (для этого надо установить на него курсор и нажать экранную кнопку «Основной»), и использоваться для подстановки в документы по умолчанию.
На закладке располагаются список расчетных счетов контрагента.
Кнопка «Добавить (Ins)» открывает карточку банковского счета для ввода информации о новом счете контрагента, которая заполняется аналогично карточке банковского счета фирмы (см. справочник «Банковские счета»).
В том случае, если контрагент является поставщиком алкогольной продукции, подлежащей декларированию, то необходимо заполнить закладку «Алкоголь» в карточке контрагента информацией о лицензии на продажу алкогольной продукции.
Лицензия на алкоголь — выбирается из соответствующего справочника.
При установленном флажке «Производитель» можно указать юридическое лицо, которое является производителем алкогольной продукции, закупаемой у данного поставщика. В частности, может быть указан и сам поставщик, если он же является производителем алкоголя, по кнопке «Заполнить по ИНН» (в том случае, если ИНН поставщика совпадает с ИНН производителя из справочника «Производители алкоголя»). Данная информация заполняется в том случае, если контрагент поставляет импортную продукцию и нам нужно отразить поступления по импорту в алкогольной декларации.
Соответствие контрагента с данными ЕГАИС используется при обмене с ЕГАИС, подробнее см. в соответствующем разделе данной документации.
На этой закладке указывается договор поставки, который будет использоваться в заказах и автоматически подставляется в документ «Приходная накладная» введенный на основании.
На верхней панели справочника находится кнопка «Отчеты» 
, по нажатию которой в выпадающем списке можно выбрать два отчета для конкретного (выделенного в данный момент) поставщика: «Взаиморасчеты» и «Прайс поставщика».
Подробнее о формировании отчетов рассказывается в главе «Отчеты».
Отчет «Взаиморасчеты» для выбранного на скриншоте поставщика ООО «Никита Кожемякин» будет выглядеть следующим образом:
